西安医学高等专科学校档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强我校档案管理工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研、管理工作中的作用,根据<<中华人民共和国档案法>>、<<高等学校管理办法>>、<<高等学校档案工作规范>>、<<西安医学高等专科学校管理暂行办法>>等有关法规,制定本办法.

第二条 学校档案,是指在教学、科研、党政管理及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录.这些档案既是重要的信息资源和历史凭证,又是国家的宝贵财富,应由学校档案室集中管理.

第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志.各部门应强化档案管理意识,加强对档案工作的领导和管理,做到＂三纳入＂、＂四同步＂,即纳入学校和各部门工作计划、规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收档案工作、学校基建工程验收、科研成果申报、产品项目鉴定、重要仪器设备验收等都应通知档案室派人员参加.

第四条 档案部门必须严格执行国家有关法规和学校的保密制度,确保档案的完整、准确、系统、安全,以便于开发利用.

第二章 档案工作体制与任务

第五条 学校档案室既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提取利用本校档案的科学文化事业机构.

第六条 各系、部、处、室,各院、系、馆、中心及工会、团委等初级部门应有一名负责人分管本部门档案工作,兼职档案员具体承办本部门的档案业务工作.

第七条 档案室基本任务

1、主持制定学校档案事业发展规划、工作计划,制定学校档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况.

2、负责建立健全学校档案工作网络,对全校专、兼职档案工作人员进行业务培训.

3、依照规定参与校内科研成果鉴定,基建工程验收、重要设备验收中的系统文件材料验收,并签署意见.

4、负责监督、指导、接收整理、分类、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料.

5、负责档案的开放和档案利用工作.

6、参与校史研究,负责编写档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源.

7、参与档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行档案信息交流.

8、开展档案宣传工作和利用者教育活动.

9、开展档案学术研究和交流活动.

10、筹建和管理校史陈列馆.

11、完成学校领导交办的其他工作.

第八条 部、处、院、系、所等初级部门档案工作基本任务.

1、按照档案室的有关规定做好本部门档案文件材料的收集、整理、分类、立卷归档等工作.

2、按照归档范围、要求,除有特殊规定外,每年五月底前归档上年度应归档的文件材料.

3、收集、积累资料,参与本部门教学、科研等专题编研工作.

4、兼职档案员应努力学习档案专业知识,不断提高档案业务水平,遵纪守法,忠于职守,维护本部门档案的完整与安全.

第九条 对于某些需要特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,可根据实际需要经批准设立分室管理.分室是档案室的分支机构,受主管部门和档案室的双重领导.每年向档案室报送新增库存目录,并不定期向档案室移交永久保存档案.

第三章 文件材料的立卷、归档

第十条 各部门把应归档的各类文件材料，有兼职档案员按《西安医学高等专科学校文件材料立卷归档制度》要求，整理组卷装订后向档案室移交，档案室负责业务指导及档案的检收。

第十一条 各部门文件材料的归档范围和保管期限，按《西安医学高等专科学校文件材料归档范围和保管期限》执行。

第十二条部门立卷归档必须分工明确，协同配合。全校性、综合性的材料由学校办公室负责立卷归档，其余由学校办公室分流至有关职能部门立卷归档。立卷归档涉及多个部门的由主办部门归档，其他部门协办.

第十三条 归档时间和手续

1、党政、教学、外事、出版、财会、基建、产品类能按自然年度归档的文件材料在次年六月底前归档。

2、按教学年度归档的教学档案在当年年底前归档。学籍档案在学生毕业后的次年年底前归档。

3、科研、基建项目和专题性、成套性材料，在项目完成通过鉴定验收后两月内归档。

4、会计档案，从会计年度终了后的第一天算起，由会计机构暂管一年后归档。

5、随时接收上级规定应接收的档案和捐赠、代管、征集的档案。

6、接收档案必须履行移交手续，由立卷部门填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间等，交接双方必须签名。

第十四条 个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案部门移交，集中管理，任何人不得据位己有。

第十五条 对于个人在非职务活动中形式的各种载体形式的文件材料档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理，对个人向档案室捐赠档案的，学校予以奖励。

第四章 档案的管理、利用与编研

第十六条 档案室要对档案进行分类、编号和排序。分类方法按《西安医学高等专科学校档案实体分类法》执行。

第十七条 档案室指定专人对档案的收集、整理、利用、销毁及馆内其他数据进行统计，并按规定向上级部门报送.

第十八条 严格执行档案室安全制度，确保档案安全；不断研究和改进档案保护技术，对破损和字迹腿色的档案，要及时修复或复制。

第十九条 档案室对保管期限已满的档案要按有关规定进行鉴定、处理，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十条 不断完善档案计算机管理系统，逐步实现公开档案信息资源共享。

第二十一条 档案室人员要熟悉馆藏，主动提供利用，当好领导和有关部门的助手和参谋。要发挥档案的信息功能，提高其社会效益和经济效益。

第二十二条 凡利用馆藏档案，必须严格执行《西安医学高等专科学校档案利用办法》，档案室人员应热情、周到、细致、耐心地提供服务。

第二十三条 加强档案编研工作，根据学校和社会需要，有计划地对档案资料进行研究整理，为教学、科研与领导决策提供有价值的参考资料。

第二十四条 开展档案学术理论研究，积极参加本系统、本地区档案学术团体活动，努力提高学术水平。

第五章 档案工作人员

第二十五条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案工作，忠于职守，勇于创新，埋头工作严守机密，全心全意为人民服务。

第二十六条 档案工作人员要认真学习档案专业知识、现代化管理知识以及其他自然科学、社会科学方面的知识，刻苦钻研业务，不断提高水平。

第二十七条 档案工作人员（包括档案室的专职人员和其他兼职人员）属档案专业技术人员，按规定实行专业技术职务聘任。各级领导要加强对档案工作人员的教育、培养、考核，其职称和待遇，按学校有关规定执行。

第六章 经费、库房和设备

第二十八条 学校要根据档案事业发展的需要划拨经费，其经费应单独立项，列入学校预算，由档案室统筹安排使用。各部门暂存的应归档的文件材料所需的档案装具等设备，应在本部门经费中给予支持。

第二十九条 学校应遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房，作到库房、阅档室、办公室分开，逐步达到防火、防潮、防晒、防虫、防盗等要求，以保证档案的安全。

第三十条 学校要有计划地为档案室配备必要的设备，不断完善档案管理现代化，逐步落实档案保护措施。

第七章 考核、奖励与处罚

第三十一条 建立档案工作考评制度。考评工作在主管校长领导下由档案室负责实施。

第三十二条 对考核优秀或有下列事迹之一的给予奖励：

1、在档案的收集、整理、保护和提供利用方面作出显著成绩的；

2、在档案现代化管理方面作出显著成绩的；

3、在档案学术研究方面作出重要贡献的；

4、向学校捐赠重要或珍贵档案的；

5、同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

第三十三条 有下列行为之一的，应按照《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《陕西省档案管理暂行条例》规定的程序和处理方法予以处罚或依法给予行政处分。

1、损毁、丢失属于国家所有档案的；

2、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的；

3、涂改伪造档案的；

4、拒绝向档案机构移交应归档的文件材料，不按规定归档或者不按期移交档案的；

5、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

6、档案工作人员、对档案工作负责有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。

第八章 附 则

第三十四条 本办法自发布之日起实行，本办法公布前本校各种档案工作规定、办法，与本办法相抵触的，以本办法为准。

第三十五条 本办法由档案室负责解释。

二○一七年九月